Administrar un equipo es bastante difícil en persona. Pero ahora, todos nos enfrentamos al nuevo territorio de gerenciar de manera virtual.
Para algunos, es temporal. Pero para muchos, el trabajo en equipo remoto no va a ninguna parte en el futuro previsible. Incluso después de la pandemia haya quedado atrás, la necesidad de administrar un equipo remoto de manera efectiva continuará hasta cierto punto.
1. Establecer un horario de registro diario o semanal
Al igual que tienes reuniones regulares del equipo en la oficina, cambia esos hábitos a un entorno virtual. Es posible que incluso desese agregar registros adicionales hasta que tu equipo encuentre su flujo y las cosas alcancen la máxima suavidad. Luego, puedes reevaluar y elegir reducir la escala si lo consideras conveniente.
Para comenzar, recomendamos establecer una reunión diaria de solo 15 minutos (dependiendo del tamaño de tu equipo).
Esto le da a cada miembro del equipo la oportunidad de compartir con el equipo:
- ¿Cúales son sus tareas o retos para el día o la semana?
- Conversar sobre si tienen algún obstáculo actual que les impida realizar tareas o proyectos, lo que necesitan de otros miembros del equipo para eliminar esos obstáculos o acelerar las cosas.
- Trata de hacer que la hora sea agradable para todos, esto les da algo de tiempo para ser productivos por sí mismos, pero aún así les permite manejar sus obstáculos temprano para que tengan tiempo de hacer las cosas.
2. Escribe flujos de trabajo, procesos y roles.
Trabajar con equipos remotos puede ser realmente complicado, muy rápido. A medida que cambia todas sus operaciones internas a virtual, hay muchos pasos y elementos que pueden caer entre las grietas. La mejor manera de asegurarse de que todo fluya sin problemas es mapear todo lo que pueda.
Crea documentos físicos que den instrucciones paso a paso sobre cómo deben hacerse las cosas, cuándo deben hacerse y quién debe hacerlas.
Estos documentos pueden incluir:
- Listas de verificación para cada elemento de un proyecto o tarea
- «Playbooks» que profundizan en los protocolos y procesos
- Diagramas de flujo que ilustran qué hacer en circunstancias cambiantes
- Plantillas, como scripts de divulgación o informes, que los miembros del equipo pueden completar fácilmente
Coloca estos documentos en un disco compartido o en una plataforma de gestión de proyectos, para que cualquiera pueda acceder a ellos en cualquier momento.
3. Pregunta de manera proactiva cómo puedes apoyar a cada persona
Para administrar un equipo remoto de manera efectiva, debes mostrarle a tu equipo que comprende sus experiencias. También debes mostrar compasión, consideración y disposición para tratar de encontrarlos a mitad de camino.
En lugar de esperar a que se quejen de cosas, pregúnteles cómo puede hacer que las cosas afecten menos. Pregúntale a cada persona sobre las cosas que su equipo hizo bien y las cosas que pueden mejorar. Haz las mismas preguntas sobre usted como líder.
Luego, haga lo que pueda para ayudar a cerrar las brechas y fomentar un sentido más fuerte de comunidad, colaboración y confianza de que estás haciendo todo lo posible para cuidarlos.
Aprender a administrar un equipo remoto significa lograr un delicado equilibrio. Por un lado, debes ser proactivo al establecer una estructura clara y sólida para la forma en que las actividades cotidianas pueden y deben realizarse.
