¿No eres muy diestro en temas de redacción? Sin embargo, tienes un negocio y como medio de comunicación, en definitiva, sabes que se realiza por medio de correos, ¿pero a la vez eres consciente que redactar no es tu fuerte? La verdad es que lo más probable es que a estas alturas del partido estés pidiendo un S.O.S y te sientes algo desamparado, pero descuida que para ello hemos llegado nosotros. Pues bien, no se diga más y a continuación algunos elementos que debes de tener en cuenta al momento de redactar un email formal para tener una buena intercomunicación:
- Usa una dirección de correo que sea corporativo.
- Que tu asunto no ande con rodeos.
- Que tu mensaje sea breve.
- Trata de no reenviar correos.
- No abuses con ciertos signos de puntuación y formatos.
- Incluye una firma profesional.
- Mide tu tono de comunicación,
- No adjuntes muchos archivos.
Lo que no te puede faltar en un email pro
Aquí, vamos a entrar a tallar acerca de la estructura de un email formal. Sí, los pasos que no puedes obviar al momento de redactarlo, pero dejémonos de tanta antesala y vayamos de frente al grano:
El asunto, como punto de partida
Es el título que posee tu email formal, vamos a llamarla, la embajadora de la imagen de tu correo. Este es un punto clave, ya que de ello va a depender la captación. Sí, la atención que le ponga el usuario a tu email. ¿Cómo debe ser tu asunto? Si bien es cierto apostamos por lo detallado, pero a su vez debe de ser conciso. Ir al grano, olívate de hacer tanto preámbulo y en temas de información en cuanto a datos no pueden ser erróneos. Así es y como punto adicional, si vas a redactar un correo profesional, por favor, no hagas uso de emojis, ya que ello puede desmerecer el contenido de tu correo.
El saludo: estimado (a)…
Si vas a saludar este no puede ser un: ¡Hola!, ¿qué tal? La línea es otra. ¿Por ejemplo? Te aconsejamos que tu saludo vaya acompañado del nombre completo de tu usuario o por lo menos con un apellido de la persona a la cual te estás dirigiendo. ¿Algunos ejemplos? Estimada Sra Gálvez; Atención, Sr. Burga etc.
La presentación
Aquí, tenemos que trabajar el propósito del email formal. ¿Cuál es el siguiente paso que hay que dar? Pues, te toca definir la persona que va a hacerle el seguimiento al correo. Así es, puede ser un ejecutivo de ventas, un profesional independiente, entre otros.
Tenor del correo
En este campo vamos a tratar el desarrollo del tenor del correo de manera concisa. Toma nota que un email formal, definitivamente no puede ser muy largo, salvo excepciones. Tienes que ser directo, pero a la vez amable. ¿Tienes que detallar? Sí, pero sin tanto preámbulo. ¿En temas de estructura? Debes mantener el texto completo dentro del campo visual de la pantalla, ya sea de una Tablet o PC. Si en caso tengas que redactar un texto relativamente largo divídelo en párrafos cortos y no hagas uso de sangría. Y ya para cerrar este apartado puedes hacer uso de negritas tanto en palabras como en frases para hacerte notar a partir de ciertas expresiones y más si es un correo considerablemente largo.
Una llamada a la acción
Aquí, tienes que prever las acciones que deseas que tu destinatario realice. ¿Por ejemplo? Que responda tu solicitud con ciertos datos, que confirme la recepción de tu correo, entre otros. A esto último le llamamos “llamada a la acción” que pueden ir acompañados con ciertos comentarios dentro de tu correo formal, tales como: “quedo atento a tus comentarios”, “indícame si te parece bien” y así como estos call to action, varios.
El cierre como agradecimiento
Este paso es contundente en un correo formal, ya que se trata de la última percepción que tendrá tu usuario sobre tu marca o negocio. Para ello, debes de incluir ciertos aspectos, tales como: el agradecimiento, al que puedes llegar con tan solo un “muchas gracias”; una frase de despedida para rematar tu cierre como: cordialmente, atentamente, un cordial saludo y así varios. Y ya como último paso debes incluir la firma de tu correo donde puedes agregar tu cargo, nombre de la empresa, número de contacto, el link de tu web y redes sociales. Y ya por último si deseas tener una imagen más pro puedes agregar un logotipo. Eso sí, acuérdate que la ortografía tiene que ser sino óptima, prolija.
Palabras finales
Y ya para terminar si vas a redactar un mail formal, pues sí o sí tienes que contar con un correo corporativo. ¿Te imaginas? ¿Esmerarte en redactar lo mejor de lo mejor y que tu email sea uno gratuito? No va, ¿cierto? Así es, desde aquí TecnoWeb, te sugerimos que te pongas las pilas y optes por tener un email empresarial. ¿Contamos con ese servicio? Por supuesto que sí. Y la mejor parte es que te aseguramos el 100% de tus datos. ¡Avancemos!
